Administrateur/trice, Service technique et soutien client

Emplacement(s)

Montréal, Qué (Canada)

Description de l'emploi

Relevant du Chef de service, service technique et soutien client, l'administrateur du département est responsable de la gestion de toutes les tâches administratives (opérations, logistique, achats et finances) nécessaires au bon fonctionnement du département. L’administrateur sera chargé de surveiller l’adhésion aux processus du département et de la société, d’assurer la tenue appropriée des dossiers, de tenir des statistiques sur le rendement du département et d’assurer une communication efficace à la fois à l’interne, avec les clients et les partenaires. L’administrateur travaillera en étroite collaboration avec les spécialistes du marché des pièces de rechange et les techniciens de service après-vente pour atteindre tous les objectifs du département.

Principales responsabilités :

Superviser le processus de demande et de certification des ateliers d’entretien certifiés de Velan;
Gérer les fichiers des ateliers d’entretien certifiés et planifier les processus de révision, de renouvellement et d’annulation;
Maintenir la planification des demandes du département et la gestion des horaires respectifs du personnel en coordonnant les visites de département et les activités de formation;
Prendre la responsabilité des initiatives clés du département et de la tenue de dossiers;
Préparer des rapports de département pour révision finale et approbation;
Réviser les bons de commande clients, la facturation des clients pour les trajets de service (incluant plusieurs devises), préparer les bons de commande requis et assurer la coordination avec les départements de comptabilité et finance;
Examiner les rapports de dépenses du département, y compris les échanges de devises et les remboursements anticipés, en s’assurant qu’ils sont correctement préparés;
Préparer et soumettre les rapports financiers mensuels pour les travaux sous garantie;
Être familier avec les directives, procédures et les exigences de formation du département et s’assurer qu’elles sont bien appliquées, dans la mesure où elles concernent l’administration du service.

Critères exigés

Minimum de 5 années d’expérience en administration, gestion de projet, planification ou dans un domaine connexe;
Fortement structuré et organisé avec la capacité de prioriser les tâches pour respecter les délais;
Capacité à travailler de manière autonome, à gérer des situations stressantes et à travailler avec tous les niveaux d’employés et de direction;
Solide connaissance des applications MS Office, notamment Word, Excel, Outlook, etc.;
Solides compétences interpersonnelles pour travailler efficacement avec des collègues;
Excellentes aptitudes de communication en anglais parlé et écrit. Le français fonctionnel est également requis. (La connaissance d'une troisième langue est un atout).

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